WORKUP 사용시 자주 묻는 질문들에 대한 답변들 입니다.
인사/조직
WORKUP 도입을 시작했어요? 무엇부터 하면될까요?
도입 후 초기세팅 매뉴얼을 참조하여 법인관련 정보를 시작으로 조직도와 임직원을 차례로 등록하면 됩니다.
인사정보들을 일괄 업로드하고 싶어요? 어디서 하면 될까요?
인사/조직 > 인사정보관리> 임직원추가 화면에서 사번을 기준으로 기본 정보를 양식다운로드 및 업로드 하고 임시저장과 반영을 해주시면 됩니다. 인사/조직 > 인사정보관리> 개인별인사정보 화면에서 가족, 학력, 자격, 경력, 징계, 포상, 병역, 보훈, 장애, 보증, 계좌, 사진, 교육, 기타사항들을 업로드 할 수 있습니다. 인사/조직 > 발령정보> 발령처리 화면에서 발령처리탭을 활용하여 개인별 발령정보를 등록하여 처리하거나 대상자가 많을 경우 대량발령업로드 탭을 활용하여 양식다운로드 및 업로드 발령처리를 진행하시면 됩니다.임직원 추가 이후 발령이력 일괄 업로드를 하실 경우 인사/조직 > 발령내역업로드> 발령내역업로드 화면에서 양식 다운로드 및 업로드 하여 작업하시면 됩니다.
인사/조직 > 발령내역업로드> 발령내역업로드 화면에서 양식 다운로드 및 업로드 하여 작업하시면 됩니다. 임직원 명부/현황은 어디서 확인하나요?
인사/조직 > 인사정보관리> 인원명부 화면에서 확인 할 수 있습니다. 임직원은 개인정보를 어떻게 변경하죠?
인사/조직 > 인사정보> 인사기본 화면에 기본, 학력, 자격등 각 탭에서 인사기본 변경 신청을 통해 수정하고 싶은 내용을 요청할 수 있어요.신청된 내역은 담당자가 확인 후 반려 혹은 승인처리 합니다.
연차신청, 연장근무신청, 제증명신청시 승인자(담당자)에게 이메일 혹은 알람이 가나요?
시스템설정 > 시스템설정> 전자결재기준 화면에서 메일발송 여부를 체크하면 전송합니다. 미래일자 선발령을 진행해도 될까요?
발령 히스토리를 다 관리하고 있기 때문에 미래 일자에 대해 미리 발령을 처리해도 해당 시점에 도래하기 전까지는 변경전 직위, 직급, 소속등으로 조회됩니다.
제증명신청의 경우 본인 전결 처리할 수 있나요?
시스템설정 > 시스템설정> 전자결재기준 화면에서 0레벨(본인) 및 본인결재완료를 체크하시면 됩니다. 그외 신청서도 같은 방식으로 적용하실 수 있습니다. 임직원 정보 변경신청시 담당자에게 알림이나 메일이 전송되나요?
임직원 정보 변경의 경우 직원수가 많으면 오히려 알림이 많아 해당 담당자가 업무에 집중할 수 없어 별도 알림은 없으며, 인사/조직 > 인사정보관리> 인사정보변경승인(관) 화면에서 요청사항 확인 및 관리해주시면 됩니다.
인사/조직 > 인사정보관리> 인사정보변경승인(관) 화면에서 요청사항 확인 및 관리해주시면 됩니다. 직원별 교육이력은 어떻게 관리하나요?
인사/조직 > 인사정보> 인사기본 - 교육 탭 화면에서 관리하고 있으며 교육과정의 경우 담당자가 추가할 수 있고 일괄등록을 원하신다면 인사/조직 > 인사정보관리> 개인별인사정보 - 교육 탭 에서 일괄 업로드 하시면 됩니다.현재 교육모듈은 추가 개발중이며 2023년 4분기 오픈 예정입니다.
가족, 학력외에 추가적인 인사정보(탭) 추가는 어렵나요?
인사/조직 > 인사정보> 인사기본 - 기타 탭 화면에서 추가 관리항목들 등록하실 수 있으며 고객사 니즈가 중복된다면 신규로 개발할 수 있어 WORKUP 담당자에게 문의해주시기 바랍니다. 재직증명서, 경력증명서, 인사기록카드 양식은 변경할 수 없나요?
WORKUP은 클라우드 솔루션이기 때문에 회사별 별도 양식은 제공하지 않고 공통 양식으로 제공해드리고 있습니다.
직원별 인사정보를 파일로 등록할 수 있나요?
인사기본에 첨부파일 기능이 있어 사용하실 수 있습니다.
경력직의 경우 인정년차는 어떻게 관리하나요?
인사/조직 > 인사정보> 인사기본 - 기본 탭 화면에서 인정직급/년차 컬럼이 있으며 도움말 확인하여 등록해주시면 됩니다. 면 수습일 관리는 어떻게 하나요?
인사/조직 > 인사정보> 인사기본 - 기본 탭 화면에서 면 수습일 지정하시면 됩니다. 직원들 사진(증명사진, 프로필) 이미지를 어떻게 등록하나요?
인사/조직 > 인사정보> 인사기본 - 기본 탭 화면 상단에서 직원이 변경신청을 직접할 수도 있고 담당자가 일괄등록을 원하시면 인사/조직 > 인사정보관리> 개인별인사정보 - 사진 탭 에서 사번.jpg 와 같은 형식으로 파일들을 구성하여 압축파일로 업로드 하시면 됩니다. 임직원 추가는 어떤 기능인가요?
워크업을 사용하기 위한 임직원 등록으로 이해해주시면 됩니다.
원래는 인사/조직 > 발령정보> 채용발령 화면에서 사람의 정보를 등록하고 가발령 처리 후 인사/조직 > 발령정보> 발령처리 화면에서 사원구분, 직위, 직급등을 넣어 채용 발령처리를 하고 시스템설정 > 시스템설정> 계정관리 화면에서 직접 계정을 생성합니다.
인사/조직 > 발령정보> 채용발령 화면에서 사람의 정보를 등록하고 가발령 처리 후 인사/조직 > 발령정보> 발령처리 화면에서 사원구분, 직위, 직급등을 넣어 채용 발령처리를 하고 시스템설정 > 시스템설정> 계정관리 화면에서 직접 계정을 생성합니다.위 과정을 간단히 진행하기 위해 인사/조직 > 인사정보관리> 임직원추가 에서 한번에 진행할 수 있습니다.
인사/조직 > 인사정보관리> 임직원추가 에서 한번에 진행할 수 있습니다. 계정생성 후 메일전송이 되지 않습니다.
시스템설정 > 계정관리> 계정관리 화면에서 ‘메일발송대상’ 으로 체크되어야 하며 이미 전송되었을 경우 비밀번호 초기화를 통해 초기화 메일을 전송합니다.•
각종 설정에도 전송되지 않으면 스팸처리, 내/외부 보안등의 이유로 전송되지 않을 수 있으며 WORKUP 운영유지보수 담당자에게 문의해 주시기 바랍니다.
발령종류는 추가할 수 없나요?
인사/조직 > 발령정보> 발령항목관리 화면에서 발령을 추가할 수 있으며 ‘발령구분’ 은 시스템 고유사항이며 추가하여 상세 발령명들은 다건을 등록하여 사용할 수 있습니다.발령구분 자체를 바꾸고 싶으실 경우 WORKUP 담당자에게 문의해주시기 바랍니다.
발령처리시 조직장 등록은 자동으로 처리되나요?
인사/조직 > 발령정보> 발령항목관리 화면에서 발령을 선택하면 오른쪽 발령항목이 나열되고 여기서 ‘조직장 권한변경’ 을 체크하시면 자동으로 조직장 등록이 됩니다. 발령항목관리 이해가 잘 되지 않아요.
관리하실 발령의 종류를 왼쪽 발령항목관리에서 추가하시면 되고, 선택된 발령종류에 따라 발령처리할때 다룰 세부 항목을 발령항목에서 체크하시면 됩니다.
ex) 휴직발령의 경우 소속, 직급등이 변경되지 않기 때문에 발령항목은 재직상태만 체크
승진의 경우 직위, 직급, 직책만 갱신된다고 하면 직위, 직급, 직책만 체크
조직장 발령처리를 했는데 결재선이 바뀌지 않아요.
발령내역을 토대로 매일 자정 결재선을 갱신하며 즉각 바꾸고 싶으실 경우 WORKUP 담당자에게 문이해주시기 바랍니다.
사번생성규칙을 설정할 수 있나요?
인사/조직 > 발령정보> 사번생성규칙 화면에서 정의할 수 있고 기본적으로는 일반직군, 임원 2개로 분류하며 추가를 원하실 경우 WORKUP 담당자에게 문의해주시기 바랍니다. 기간별 발령처리 내역을 확인하고 싶어요.
인사/조직 > 발령정보> 발령이력조회 화면에서 기간별, 발령종류별 내역을 확인 할 수 있습니다. 발령처리 없이 직위, 재직상태, 소속등을 바꾸고 싶어요.
인사/조직 > 발령정보> 발령내역수정 화면에서 대상자 검색후 해당하는 시점에 데이터를 바꾸시면 됩니다. 단, 해당 정보는 실제 발령데이터이기 때문에 사용에 유의해주시기 바랍니다. 직위, 직급, 직책, 가족관계, 상벌등을 바꾸거나 추가하고 싶어요.
시스템설정 > 시스템설정> 코드관리 화면에서 그룹코드명을 검색하면 되고 그외 문의사항은 WORKUP 유지보수 담당자에게 문의해주세요. 법인이 여러개인데 한 법인에서 다른 법인 조회할 수 있나요?
WORKUP은 법인 베이스로 패키지가 구성되어있어 타 법인을 한 화면에서 같이 조회할 수는 없고 로그인을 다른 법인으로 하시면 됩니다.
사업장은 무슨 기준인가요?
급여기준사업장으로 국세청 신고시의 사업장으로 이해해주시면 됩니다.
근무지는 무슨 기준인가요?
근무지는 Location 개념으로 원천세 - 지방소득세 신고에 참조하는 부분입니다.
조직코드는 어떤 기준인가요?
별도의 기준은 없으며 원하는 방식으로 구성하셔도 됩니다.
단, 조직코드와 시작일자 모두가 같은 데이터는 없어야 하며 같은 조직코드가 특정 일자에 중복되어 조회되지 않도록 시작일자, 종료일자를 잘 관리해주셔야 합니다.
ex) 인사팀(A001코드) 2022-01-01 ~ 2022-12-31, 인사팀(A001코드) 2023-01-01 ~ 9999-12-31 (중복되는 일자 없어서 정상)
인사팀(A001코드) 2022-01-01 ~ 2023-12-31, 인사팀(A001코드) 2023-01-01 ~ 9999-12-31 (2023-01-01 부터 2023-12-31 시점에 중복되기 때문에 오류 )
코스트센터(c/c)도 관리할 수 있나요?
인사/조직 > 조직관리> 코스트센터관리 화면에서 관리하실 코스트센터를 등록하면 됩니다. 인사/조직 > 조직관리> 코스트센터예외관리 화면에서 개별 예외등록도 가능합니다.기본적으로 조직코드에 연계되며 인사/조직 > 조직관리> 조직코드관리 화면에서 조직별로 설정할 수 있습니다.
인사/조직 > 조직관리> 조직코드관리 화면에서 조직별로 설정할 수 있습니다. 조직도를 그리고싶어요. 어디서 하면 될까요?
인사/조직 > 조직관리> 조직코드관리 화면에서 조직도를 구성할 단위 조직들을 등록해요. 인사/조직 > 조직관리> 조직도관리 화면에서 사전에 등록한 각 조직들을 드래그앤드랍으로 조직도를 그릴 수 있어요. 화상조직도 제공하나요?
인사/조직 > 화상조직도> 화상조직도 화면에서 화상조직도 형태로 확인 할 수 있어요.등록된 화상조직도는 엑셀, 그림파일로 다운로드 할 수 있어요.
급여관리
새로운 수당이나 공제 항목을 추가할 수 있나요?
급여관리 > 급여기준관리> 급여항목관리 화면에서 원하는 수당, 공제항목을 자유롭게 추가할 수 있습니다. 각 수당별 계산식도 원하는 방식으로 구성할 수 있으며 자세한 계산식 세팅은 매뉴얼을 참고해주시면 됩니다. 급여관리 > 급여기준관리> 급여코드관리 화면에서 신설한 수당/공제 항목을 어떤 급여종류에 넣을지 ‘계산대상항목그룹’에 같이 추가해주시면 됩니다. 급여항목명이랑 Report명 차이가 뭔가요?
인사 담당자 분들이 보는 대부분 화면에서는 항목명으로 계산된 수당/공제 내역들이 조회될 것이며 실제 임직원들이 보는 화면에서는 Report명으로 조회됩니다.
급여 항목관리에서 계산후삭제는 뭔가요?
특정 A수당에 계산식이 [B수당 + C수당] 일 때 C수당은 실제 지급되지 않는 수당이라고 하면 C수당을 계산후삭제로 넣으면 됩니다.
수습기간을 적용한 급여계산도 가능한가요?
① 급여관리 > 급여기준관리> 급여항목관리 화면에서 수습적용률을 적용해 주시고
급여관리 > 급여기준관리> 급여항목관리 화면에서 수습적용률을 적용해 주시고② 인사 발령처리시 수습 발령과 면수습일을 지정하면 됩니다.
국외근로비과세 적용이 가능한가요?
국외근로 비과세 적용은 크게 2가지로 제공합니다.
1.
특정 수당에 국외근로 비과세 처리
•
급여관리 > 급여기준관리> 급여항목관리 과세처리에서 국외근로비과세(100만원) 을 지정하면 해당 수당이 비과세 처리 됩니다.2.
총 급여에서 한도만큼만 비과세 처리
① 급여관리 > 급여기준관리> 급여코드관리 국외근로비과세 합산 처리 체크
급여관리 > 급여기준관리> 급여코드관리 국외근로비과세 합산 처리 체크② 급여관리 > 개인급여관리> 부양가족정보 해당 대상자를 100만원, 500만원 한도에 대해 선택하면 됩니다.
급여관리 > 개인급여관리> 부양가족정보 해당 대상자를 100만원, 500만원 한도에 대해 선택하면 됩니다. 중소기업취업자 감면은 어떻게 하나요?
급여관리 > 개인급여관리> 세금예외관리 화면에서 세금예외처리 구분을 ‘비율(세금)’ 으로 하고 적용되는 퍼센트 등록 및 비고에 해당 사항을 남기면 됩니다. 통상임금, 평균임금, 고용보험 대상은 어떻게 구성하나요?
급여관리 > 급여기준관리> 급여항목관리 화면에서 각각 체크하여 원하는 수당만 해당 대상으로 선택할 수 있습니다. 차량, 식대 비과세등도 계산되나요?
법적 기준에 맞는 비과세 한도를 따라 식대(비과세)와 식대(과세) 수당 2개를 나눠서 계산이 됩니다.
세금계산 방식은 어떻게 되나요?
근로소득간이세액표 기준으로 계산되며 과세금액과 부양가족에 구간은 급여관리 > 급여기준관리> 간이세액표관리 화면에서 확인하시면 됩니다. 해당 정보는 법이 개정되면 자동으로 패치하여 적용됩니다.
급여관리 > 급여기준관리> 간이세액표관리 화면에서 확인하시면 됩니다. 해당 정보는 법이 개정되면 자동으로 패치하여 적용됩니다. 정규 월급여외에 명절상여나 성과급과 같은 추가 급여종류도 등록할 수 있나요?
급여관리 > 급여기준관리> 급여코드관리 화면에서 급여종류 신설 및 관리하시면 됩니다. 급여명세서 교부 내용도 적용할 수 있나요?
급여관리 > 임금명세교부> 계산방법관리 화면에서 급여계산식을 텍스트로 기재하여 임직원에게 오픈할 수 있습니다. 급여관리 > 임금명세교부> 계산방법예외관리 화면에서 기준외에 예외 대상자가 있을경우도 등록 및 활용할 수 있습니다. 부양가족 정급여명세서 교부 내용도 적용할 수 있나요?
급여관리 > 임금명세교부> 계산방법관리 화면에서 급여계산식을 텍스트로 기재하여 임직원에게 오픈할 수 있습니다. 급여관리 > 임금명세교부> 계산방법예외관리 화면에서 기준외에 예외 대상자가 있을경우도 등록 및 활용할 수 있습니다. 직원에 은행계좌는 어디서 관리하나요?
급여관리 > 개인급여관리> 은행계좌관리 화면에서 확인 및 관리할 수 있으며 해당 화면은 인사 담당자 전용입니다. 4대보험은 어떻게 계산하나요?
1) 급여관리 > 개인급여관리> 4대보험업로드 화면에서 매달 공단에서 받는 자료를 양식에 맞게 조금 수정하여 업로드 하면 됩니다. 업로드된 내용은 그 밑에 4대보헙업로드 화면에서 개인별 마스터 형태로 생성됩니다.
급여관리 > 개인급여관리> 4대보험업로드 화면에서 매달 공단에서 받는 자료를 양식에 맞게 조금 수정하여 업로드 하면 됩니다. 업로드된 내용은 그 밑에 4대보헙업로드 화면에서 개인별 마스터 형태로 생성됩니다.2) 대부분 고정금액이며 변동대상자만 관리하고 싶다고 하면 급여관리 > 개인급여관리> 4대보험관리 화면에서 대상자만 상태 값 및 보수월액등을 변경하여 관리하시면 됩니다.
급여관리 > 개인급여관리> 4대보험관리 화면에서 대상자만 상태 값 및 보수월액등을 변경하여 관리하시면 됩니다. 급여관리 > 개인급여관리> 4대보험관리 화면에 보수월액과 보험료 금액이 둘 다 저장되어 있을 경우 보험료로 계산되며 보험료를 공란으로 넣으시면 보수월액 금액에서 자동 요율 계산하여 반영됩니다.4대보험 미적용 대상자의 경우 불입상태를 ‘공제제외’ 로 구성하시면 됩니다.
개인별 연봉성 자료는 어떻게 관리하나요?
급여관리 > 개인급여관리> 개인별연봉관리 화면에서 개인의 시작, 종료일과 각 대상이 되는 수당들을 등록하면 됩니다. 급여관리 > 급여기준관리> 급여항목관리 화면에서 수당 계산식이 ‘연봉구성’ 으로 등록되어야 실제 급여계산시에 반영됩니다. 급여 예외처리는 어떻게 하나요?
1) 매월 발생하는 예외처리는 실제 급여계산 하는 화면인 급여관리 > 월급여관리> 급여계산 - 급여계산 탭 에서 예외처리 팝업을 통해 대상자의 수당과 금액을 넣으면 됩니다.
급여관리 > 월급여관리> 급여계산 - 급여계산 탭 에서 예외처리 팝업을 통해 대상자의 수당과 금액을 넣으면 됩니다.2) 기간을 두고 지속적으로 발생하는 예외처리는 급여관리 > 개인급여관리> 항목별예외처리관리 에서 대상자의 수당과 금액을 적용 기간을 두어 등록하면 됩니다.
급여관리 > 개인급여관리> 항목별예외처리관리 에서 대상자의 수당과 금액을 적용 기간을 두어 등록하면 됩니다. 본인의 급여내역을 보는 화면은 어디인가요?
급여관리 > 개인급여관리> 개인별급여내역 에서 기간별 급여내역과 수당, 공제 상세 사항을 확인하실 수 있습니다. 급여내역을 일괄 업로드 반영은 어떻게 하나요?
급여관리 > 급여결과업로드> 급여결과업로드 에서 수당과 공제 항목을 구성하고 양식다운로드 하여 업로드하면 됩니다. 해당 기능은 과거 급여내역 이관시 활용해주시기 바라며 3,000건 이하로 등록하는것을 권장합니다.같은 급여종류와 귀속년월, 대상자와 지급일자까지 같은 건이 2개이상 있을 수 없으니 해당건은 합산하여 작성 및 업로드해주시기 바랍니다.
근태 근무 관리
출퇴근 타각은 어떻게 하나요?
출퇴근 방법은 다양하게 있으며 다른 시스템(타각,출퇴근)과 연계하거나 워크업을 통해서 하면 됩니다.
1) 기존 출퇴근 시스템과 연동 (ex. 세콤, 텔레캅등)
2) WORKUP 웹 로그인 후 메인 화면에서 출퇴근
3) 모바일로 출퇴근 (비콘설치가 필요하며 전방 수십m내에서 출근, 퇴근 버튼 활성화)
4) GPS기반의 모바일 출퇴근 (위도, 경도 등의 정보가 필요하며 여러 요건으로 인해 오차범위 발생)
시차, 선택, 자율 출퇴근 근무조, 근무유형은 어떻게 설정하나요?
근태관리 > 기준관리> 근무시간표관리 화면에서 근무제를 선택 및 해당 근무표를 구성하고 근태관리 > 기준관리> 근무유형관리 화면에서 작업한 근무제에 해당하는 근무유형을 등록 및 상세 설정을 할 수 있습니다. 잔여 연차 확인과 연차신청은 어디서 하나요?
연차는 근태로 접근하며 근태관리 > 근태/근무신청> 근태신청/취소 화면에서 생성 연차, 잔여 연차등을 확인할 수 있고 연차신청을 직접할 수 있습니다.
근태관리 > 근태/근무신청> 근태신청/취소 화면에서 생성 연차, 잔여 연차등을 확인할 수 있고 연차신청을 직접할 수 있습니다. 시스템 및 기타
월 사용료(과금정책,비용) 기준은 어떻게 되나요?
계약시점과 프로모션 적용 유무에 따라 조금 다를 수 있으나 기본적으로는 인사/조직 모듈 인원당 3,000원을 기본으로 급여, 근태등 추가 모듈별 금액을 합산하여 계산됩니다. 인원은 세금계산서 발행일 시점 재직 인원으로 판단합니다. 인사/조직 > 인사정보관리> 인원명부 화면에서 기준일자별 재직인원을 확인하실 수 있습니다. 데이터 이관은 어떻게 하나요?
기본적인 세팅 및 이관가이드는 매뉴얼을 참고하시면 되며, 이관할 데이터가 너무 많을 경우에는 엑셀형태로 이관자료 작성하여 WORKUP 유지보수 담당자분에게 전달해주시면 지원해드립니다.
추가적으로 과거 원천징수영수증, 퇴직소득원천징수영수증은 PDF파일 자체로 이관할 수 있으며 급여관리 > 자료출력> PDF일괄등록 화면에서 파일명 규칙에 맞게 PDF를 등록할 수 있습니다.
급여관리 > 자료출력> PDF일괄등록 화면에서 파일명 규칙에 맞게 PDF를 등록할 수 있습니다.단, 귀속년도 신고를 위해 당해년도 데이터는 시스템으로 직접 등록해야 하며 자세한 사항은 매뉴얼로 가이드해드립니다.
SSO 연동도 지원하나요?
WORKUP은 클라우드 솔루션으로 내부 표준화된 SSO 방식이 있습니다. 관련 작업은 사용하고 계시는 그룹웨어나 기타 통합사이트에서 진행이 필요할 것 같으며 자세한 방식은 운영유지보수 담당자분께 문의해 주시기 바랍니다.
원하는 메뉴만 사용(오픈)할 수 있나요?
시스템설정 > 시스템설정> 권한관리 화면에서 워크업 사용 권한들을 생성 및 관리할 수 있으며 해당 권한별 대상자를 등록하고, 어떤 범위까지 조회할 수 있게 할 것인지, 어떤 메뉴를 사용(오픈) 하게 할지 설정할 수 있습니다.는 시스템으로 직접 등록해야 하며 자세한 사항은 매뉴얼로 가이드해드립니다. 재직증명, 경력증명, 근태신청과 같은 신청서의 결재선은 변경할 수 있나요?
시스템설정 > 시스템설정> 전자결재기준 화면에서 기본결재선(0레벨:본인, 1레벨:소속팀장, 2레벨:상위팀장등)과 본인전결여부, 결재처리 이후 수신담당자(제증명담당자, 근태담당자등)와 같은 각종 설정을 각 신청서별로 관리 할 수 있습니다. 공지사항 기능이 있나요?
시스템설정 > 시스템설정> 공지관리 하위 메뉴에 공지사항과 사규를 게시판 형태로 제공하고 있습니다. 내용을 등록하면 워크업 첫 메인화면에 구성됩니다.기타 문의사항은 워크업 운영유지보수 담당자에게 연락해주세요!